Proses Manajemen

 Seorang manajer sekolah dalam pencapaian tujuan sekolah melakukan serangkaian aktivitas yang saling berhubungan dan memiliki tingkatan atau jenjang tertentu, dalam hal ini yang dimaksud dengan proses. Proses manajemen yang bersifat mendasar adalah sebagaimana yang dikemukakan oleh Terry (1990 : 15) yaitu meliputi: planning, organizing, actuating, dan controlling.

1.      Perencanaan (Planning)

Merencanakan pada dasarnya menentukan kegiatan yang hendak dilakukan pada masa yang akan datang, agar hasil yang dicapai sesuai dengan yang diharapkan.

Perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan serta sumber yang untuk mencapai tujuan itu seefektif dan efisien mungkin (Kauffman, 1972 : 38). Dalam setiap perencanaan selalu terdapat tiga kegiatan yang meskipun dapat dibedakan tetapi tidak dapat dipisahkan. Kegiatan itu meliputi: a. perumusan tujuan yang ingin dicapai; b. pemilihan progam untuk mencapai tujuan itu; c. identifikasi dan pengerahan sumber yang jumlahnya selalu terbatas (Fattah, 1996:49).

Perencanaan sering disebut juga sebagai jembatan yang menghubungkan kesenjangan atau jurang antara keadaan masa kini dan keadaan yang diharapkan terjadi pada masa yang akan datang. Oleh karena itu perencanaan yang baik hendaknya memperhatikan sifat-sifat kondisi yang akan datang, di mana keputusan dan tindakan efektif dilakukan. Berdasarkan kurun waktunya dikenal perencanaan tahunan atau rencana jangka pendek (kurang dari lima tahun), rencana jangka menengah/sedang (5-10 tahun), dan rencana jangka panjang (di atas 10 tahun).

Dalam konteks pendidikan, Fattah (1996 : 50) menyatakan bahwa perencanaan pendidikan adalah keputusan yang diambil untuk melakukan tindakan selama waktu tertentu (sesuai dengan jangka waktu perencanaan) agar penyelenggaraan system pendidikan menjadi lebih efektif dan efisien, serta menghasilkan lulusan yang bermutu, dan relevan dengan kebutuhan masyarakat. Sedangkan menurut Atmodiwirio (2000: 79) perencanaan pendidikan adalah suatu usaha melihatke masa depan dalam hal menentukan prioritas dan biaya pendidikan yang memepertimbangkan kenyataan kegiataan yang ada dalam bidang ekonomi, social, dan politik untuk mengembangkan potensi system pendidikan nasional, memenuhi kebutuhan bangsa dan anak didik yang dilayani oleh system tersebut.

Dalam konteks pendidikan di Indonesia, model perencanaan pendididkan yang digunakan adalah mengadopsi model PPBS (planning, programming, budgeting system) yang disebut SP4 (Sistem Perencanaan Penyususnan Progam dan Penganggaran). Esensi dari kegiatan perencanaan dengan model ini adalah sebagai berikut:

a.       memerinci secara cermat dan menganalisis secara sistematik terhadap tujuan yang hendak dicapai;

b.       mencari alternative yang relevan, cara yang berbeda-beda untuk mencapai tujuan;

c.       menggambarkan biaya total dari setiap alternatif, baik biaya langsung ataupun tidak langsung, biaya telah lewat atau biaya yang akan datang, baik biaya yang berupa uang maupun biaya yang tidak berupa uang;

d.      memberikan gambaran tentang efektivitas setiap alternatif dan bagaimana alternatif itu mencapai tujuan;

e.       membandingkan dan menganalisis alternative tersebut, yaitu mencari kombinasi yang memberikan efektivitas yang paling besar dari sumber yang ada dalam pencapaian tujuan (Suriasumantri, 1980 : 28).

2.      Pengorganisasian (Organizing)

Dalam kajian manajemen, istilah pengorganisasian digunakan untuk menunjukkan hal-hal sebagai berikut:

a.       cara manager merancang struktur formal untuk penggunaan sumber daya- sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi yang paling efektif;

b.      bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatan, di mana setiap pengelompokkan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok;

c.       hubungan-hubungan antara fungsi, jabatan, dan tugas para karyawan;

d.      cara manajer membagi tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam organisasinya dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan yang diperlukan untuk mengerjakan tugas.

Dalam pengertian yang lebih utuh, Handoko (1992:168) menyatakan bahwa pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang structural formal, mengelompokkan dan mengatur serta menbagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Proses pengorganisasian meliputi tiga langkah prosedur sebagai berikut:

a.       pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksaakan untuk mencapai tujuan organisasi;

b.      pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang.

c.       pengadaan dan pengembangan suatu makanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Pandangan lain mengenai isu pengorganisasian dikemukakan oleh Stoner (1986 : 62) yang menyatakan bahwa pengorganisasian merupakan proses yang berlangkah jamak, yang terdiri dari lima tahap. Pertama, memerinci pekerjaan, yaitu menentukan tugas-tugas apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Kedua, membagi seluruh beban  kerja menjadi kegiatan-kegiatan yang dapat dilaksanakan oleh perorangan atau perkelompok. Ketiga, menggabungkan pekerjaan para anggota degan cara yang rasioanal dan efisien. Keempat, menetapkan mekanisme kerja untuk mengkoordinasikan pekerjaan dalam suatu kesatua yang harmonis. Kelima, melakukan monitoring dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan dan meningkatkanefektivitas.

3.      Penggerakan (Actuating)

Penggerakan (Actuating) merupakan fungsi fundamental dalam manajemen. Diakui bahwa usaha – usaha perencanaan dan pengorganisasian bersifat vital, tetapi tidak akan ada output konkrit yang di hasilkan tanpa ditindak lanjuti kegiatan untuk menggerakkan anggota organisasi untuk melakukan tindakan.

Penggerkaan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan suatu usaha, cara, tekhnik, dan metode untuk mendorong para anggota organisasi agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien. Efektif, dan ekonomis (Siagian, 1992:128) ; sedang Terry (1990:313) menyatakan bahwa actuating merupakan usaha untuk menggerakkan anggota –anggota kelompok sedemikian rupa sehingga mereke berkeinginan unutk mencapai sasaran – sasaran organisasi.

Isu yang selalu mngemukakan dlam pembahasan fungsi penggerakan adalah berkenaan dengan pentingnya fungsi ini dalam keseluruhan kegiatan manajemen, karena secara langsung ia berkaitan dengan manusia beserta segala jenis kepentingan dan kebutuhannya. Sekaitan dengan perkembangan teori manajemen “Gerakan Human Relations”, diajukan konsep yang dikenal dengan istilah  the ten commandment of human relations. Isi dari prinsip tersebut adalah :

a.       Sinkronikasi antara tujuan organisasi da ntujuan anggota organisasi;

b.      Suasana kerja yang menyenangkan;

c.       Hubungan kerja yang serasi;

d.      Tidak memperlakukan bawahan seperti mesin;

e.       Pengembangan kemampuan bawahan sampai tingkat maksimal;

f.       Pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan;

g.      Pengakuan dan penghargaan atas prestasi kerja yang tinggi;

h.      Tersedianya sarana dan prasarana yang memadai;

i.        Penempatan personil secara tepat;

j.        Imbalan yang sesuai dengan jasa yang diberikan.

Dalam penyajian yang labih spesifik, Siagian (1992:137), mengemukakan sepuluh prinsip pokok menggerakkan anggota organisasi yang berbingkai “Human Relations” yakni sebagai berikut :

a.       Para anggota organisasi akan bersedia menganugerahkan segala kemampuan, tenaga, keahlian, keterampilan, dan waktunya bagi kepentingan pencapaian tujuan organisasi apabila kepada mereka diberikan penjelasan yang lengkap tentang hakikat, bentuk dan isfat tujuan yang hendak dicapai orang itu.

b.      Mengusahakan agar setiap orang dalam organisasi menyadari, memahami secara tepat, dan menerima tujuan tersebut bukan saja sebagai sesuatu yang layak untuk dicapai, akan tetapi juga sebagai wahana tebaik untuk mencapai tujuan – tujuan pribadi para anggotanya. Karena itu perlu diusahakan turut sertanya para anggotanya dalam menentukan tujuan dari berbagai sasaran yang ingin dicapai.

c.       Usaha meyakinkan para anggotanya untuk memahami dan menerima tujuan dan berbagai sasaran tersbut diperkirakan akan lebih mudah apabila para manajer berhasil pula meyakinkan bawahannya bahwa dalam mengmudikan organisasi, para manajer tersebut akan menggunakan gaya manajerial yang mencermikan pengakuan atas harkat dan martabat para bawahannya sebagi insan politik, insan ekonomi, mahluk sosial, dan sebagai individu dengan jati diri yan bersifat khas.

d.      Pimpinan organisasi perlu menjelaskan kebijkasanaan – kebijaksanaan yang akan ditempuh oleh organisasi dalam usaha pencapaian tujuan dan berbagia sasaran organisasional yang sekaligus berusaha memuaskan  berbagai kebutuhan para bawahannya.

e.       Para manajer perlu menjelaskan bentuk pewadahan kegiatan yang dianggap paling tepat untuk digunakan dengan penekanan diberikan pada interaksi positif antara orang – orang dalam satu – satuan kerja dan antar satuan kerja dalam organisasi yang telah disepakati bersama.

f.       Perlu dijelaskan pada para  anggota organisasi, tingkat kedewasaan dan tingkat kematangan teknik dan intelektual apa yang diharapkan dari para anggota organisasi sehingga manajemen dapat mencari keseimbangan antara orientasi tugas dan orientasi manusia dalam menjalankan roda organisasi.

g.      Diperlukan penekanan yang tepat mengenai pentingnya kerjasama dalam menjalankan tugas, pengelompokkan dalam berbagai satuan kerja dan pengetahuan atau keterampilan yang bersifat spesialistik. Artinya perlu penekanan pada pentingnya organisasi  bergerak secara terkoordinasi dan sebagai satu kesatuan yang bulat.

h.      Para manajer perlu memahami berbagai jenis kategorisasi kebutuhan manusia berdasarkan teori lmiah dan menguasai situasi dan kondisi yang berpengaruh sehingga teknik pemuasan yang paling tepat dapat dipilih dan diterapkan .

i.        Dalam mengemudikan organisasi para manajer harus bidsa menunjukkan bahwa dengan penggunaan gaya manajerial tertentu, merkea bertindak secara rasional dan objektif berdasarkan kriteria dan “takaran – takaran “ tertentu yang telah di sepakati bersama.

j.        Dalam menggerakkan para bawahan, para manajer harus selalu mempertimbangkan pandangan para bawahan tentang organisasi kemampuan yang dimiliki oleh organisasi dan situasi lingkungan yang turut berpengaruh.

4.      Pengawasan

a.      Pengertian dan proses dasar pengawasan

Pengawasan merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetukan sebelumnya. Sebagai fungsi organic, pengawasan merupakan salah satu tugas yang mutlak diselenggarakan oleh semua orang yang menduduki jabatan manajer. Proses dasar pengawasan terdiri atas 3 tahap, yaitu :

a)      Penentuan standar hasil kerja

Standar hasil pekerjaan ini merupakan hal yang sangat penting karena berguna untuk menentukan criteria yang hendak dicapai. Standar hasil kerja ini dapat bersifat fisik, misalnya dalam arti kuantitas barang yang dihasilkan, jumlah jam kerja yang digunakan, kecepatan menyelesaikan tugas, jumlah atau tingkat penolakan terhadap barang yg dihasilkan, dll. Hal-hal yang bersifat keprilakuanpun  harus diukur seperti semangat kerja, kesetiaan, disipli, dan sebgainya.

b)      Pengukuran hasil pekerjaan

Tidak mudah untuk melakukan pengawasan terhadap kegiatan yang sedang berlaku. Melalui pengawasan harus dapat dilakukan pengukuran atas prestasi kerja walaupun hanya bersifat sementara. Pengukuran sementara ini akan menjadi penting karena ia akan member petunjuk tentang ada tidaknya gejala-gejala penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan. Pengukuran prestasi kerja ini terdiri dari 2 jenis, yaitu yang relative mudah dan sukar.ada berbagai prestasi kerja yang mudah untuk diukur karena standar yang harus dipenuhipun bersifat konkrit. Pengukuran yang sukar dilakukan karena standar yang harus dipenuhipun tidak selalu dapatdinyatakan secara kongkrit.

c)      Koreksi terhadap penyimpangan yang mungin terjadi

Meskipun bersifat sementara, tindakan kongkrit terhadap gejala penyelewegan, dan pemborosan harus bisa diambil.

b.      Pengawasan yang efektif

Pengawasan yang efektif harus melibatkan semua tingkat manajer dari tingkat atas sampai tingkat bawah, dan kelompok-kelompok kerja. Konsep pengawasan efektif mengacu kepada pengawasan mutu terpadu atau Total Quality Control (TQC). Dalam dunia pendidikan TQC ini akan dapat efektif jika pada setiap tingkatan pendidika mempeunyai keterpaduan, kerjasama yang baik anatara kelompok kerja (guru) dengan pimpinan dalam pengawasan mutu. Partisipasi kelompok kerjabdalam melakukan pengawasan mutu biasanya disebut dengan Gugus Kendali Mutu (GKM). Beberapa kondisi yang perlu diperhatikan dalam mewujudkan pengawasan yang efektif, yaitu sebagai berikut:

1.    Pengawasan harus dikaitkan dengan tujuan dan criteria yang dipergunakan dalam system pendidikan yaitu relevansi, efektifitas, efisiensi, dan produktifitas.

2.    Sekalipun sulit, standar yang masih dapat dicapai harus ditentukan. Ada dua tjuan pokoknya yaitu : untuk memotifasi dan dijadikan patokan guna membandingkan dengan prestasi.

3.    Pengawasan hendaknya disesuaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi.

4.    Frekuensi pengawasan harus dibatasi.

5.    System pengawasan harus dikemudi (steering control).

6.    Pengawasan hendaknya mengacu pada prosedur pemecahan masalah, yaitu menemukan masalah, menemukan penyebab, membuat rancangan penanggulangan, melakukan perbaikan, mengecek hasil perbaikan, dan mencegah timbulnya masalah serupa.

Posted in: Materi, Semester 4